À l'occasion d'une collecte de fonds ou d'une activité qui vient en aide à une oeuvre de charité, il est possible d'émettre des reçus fiscaux aux donateurs par l'entremise du portail Tixigo.
Premièrement, assurez-vous que le menu « Reçus fiscaux » apparaît bel et bien sur votre menu principal. Sinon, contactez-nous via [email protected]. De plus, vous devez entrer votre numéro de reçu fiscal dans les réglages de l'activité. Seulement un utilisateur ayant un rôle Admin ou finance peut y avoir accès.
Entre le moment de l'ouverture de votre billetterie ( ou boutique ) et de votre activité de financement, les consommateurs achètent des billets ou font des dons. Ils entrent leurs informations personnelles telles que leur courriel, numéro de téléphone ou adresse civique selon le questionnaire que vous avez configuré dans vos réglages. Le questionnaire pour les activités remettant des reçus fiscaux doit être configurés de manière particulière. Pour apprendre comment les configurer adéquoitement, veuillez prendre connaissance de cet article. Lorsque l'événement est passé, vous pouvez remettre des reçus fiscaux à tous vos donateurs selon vos propres modalités.
Réglages pour les reçus fiscaux
Avant de produire des reçus fiscaux, vous devez configurer les réglages.
Allez dans le menu Activité puis cliquez sur l'onglet Personnalisation, puis Réglages et descendez la page jusqu'en bas à la section « Reçus Fiscaux ».
Le nom de l’émetteur du reçu est celui de votre organisme. Ce nom s’affiche également par défaut si vous n’avez pas de logo pour document ou lorsque le client choisit une impression en noir et blanc ce qui cache le logo et affiche ce nom.
Adresse de l’émetteur du reçu : l’adresse officielle de votre organisme. Elle sera affichée sur les reçus sous le nom de l'émetteur ou le logo.
Le nom de la cause peut se référer à votre événement ou activité de financement ( ex : Souper bénéfice). Il n'est pas obligatoire de remplir ce champ.
Nombre de reçus par page : Il s'agit de la configuration pour les impressions des reçus qui seront envoyée aux clients par la poste. Le format actuel du reçu permet un maximum de 3 reçus par page 8.5" x 11". Ce réglage ne change pas le format du reçu, seulement le nombre par page. Si votre feuille ne permet pas de séparer en trois ou si vous ne voulez pas couper manuellement les feuilles, utiliser une valeur de 1.
Les autres paramètres permettent de configurer le message du courriel qui sera envoyé aux clients.
Pour ajouter une signature
Allez dans l'onglet Images, toujours sous l'onglet Personnalisation. Descendez un peu la page jusqu'à ce que vous voyez « Signature pour Reçu Fiscal ». L'image doit contenir sur signature numérisée sur un fond blanc ou idéalement sur un fond transparent pour obtenir une meilleur superposition sur le reçu. Veuillez respecter les normes pour le format de l'image - Cliquez sur le ? pour en savoir plus.
Produire des reçus fiscaux
La production des reçus fiscaux se fait par lot une fois que l'événement est passé. Chaque lot doit couvrir une période de temps où il y a eu les transactions pour cet événement.
La raison du lot sert aux événements de financement dont le montant du reçu est souvent différent du montant payé pour l'activité et ainsi les reçus doivent être remis qu'après l'événement lors que la comptabilité de l'événement est complétée et le montant applicable pour le reçu en fonction du prix du billet est connu.
Pour une activité de billetterie, la période de temps d'un lot couvre toutes les transactions pour le ou les événements qui tombent dans cette période. Donc, par exemple, si l'événement pour un souper de financement est inclus dans un lot, toutes les ventes de billets pour cet événement seront incluses, peu importe la date des transactions d'achat de billets. L'important est de produire un lot après que toutes les transactions pour un événement soient entrées dans le portail. Pensez aussi aux transactions qui ne sont pas faites en ligne (chèque ou autres) et qui vous devez saisir avant de produire un lot. Si vous avez oublié des transactions après avoir produit un lot, contactez-nous pour discuter des options.
Pour une activité de type boutique (don en ligne...) la période couvre les transactions effectuées dans cette période. Il n'y a donc pas de restriction sur la date des transactions comme pour une billetterie, par contre assurez-vous que vos lots soient contigus et qu'aucune date ne soit oubliée. Vous pourriez par exemple produire un lot par semaine, par mois ou autre selon vos besoins. Il n'y a pas d'émission automatique d'un reçu pour le moment. Au fil des étapes de production de lot, il est possible de suivre les états des lots qui sont tous affichés.
Il y a le lot en attente où la période à couvrir a été sélectionnée, mais que la liste des items n'est pas encore sorti.
Le lot produit est lorsque les montants déductibles ont tous été entrés et que le lot est prêt a être envoyé.
Le lot complété est un lot qui a terminé son envoi et sert maintenant de référence ou d'archive pour les rapports financiers.
1- Allez sur le menu Reçus Fiscaux. Cliquez ensuite sur le + pour ajouter un nouveau lot.
2- Sélectionnez la période à inclure pour les reçus. Vous pouvez regrouper ainsi plusieurs événements en même temps. Ensuite, cliquez sur « Obtenir la liste des items » pour avoir la liste de tous les reçus à l'intérieur de la période choisie. Les items correspondent à tous les catégories de billet disponible durant la période.
3 - Saisissez un montant pour les reçus pour chaque item répertorié. Pour aller plus vite, entrez un montant puis cliquez sur l'icône pour va mettre comme montant le montant du billet, ce qui implique que 100% du billet est applicable pour le reçu. On peut le faire item par item ou pour tous les items. Cliquer ensuite sur « Produire des reçus fiscaux ».
4- Le lot est maintenant prêt à être envoyé. L'état permet de savoir combien de courriel sera envoyé aux clients qui ont inscrit leur courriel lors de leur achat.
En cliquant sur tous les reçus, vous avez une version imprimable de tous les reçus compris dans ce lot. Le « Reçus des clients sans courriel » n'inclut que les reçus des clients qui n'ont pas de courriel ce qui est possible que pour des saisie que vous faites vous même avec le portail.
Lorsque vous cliquez sur « Envoyer les reçus fiscaux », vos clients le recevrons par courriel. Pour les autres, vous pouvez imprimer la liste des clients sans courriel, et leur faire parvenir par la poste. Une fois que les courriels seront envoyés, l'état du lot sera changé pour Lot Complété.
Exemple de reçus :
* Notez que l'adresse du client apparaît dans le rectangle. Il faut configurer le questionnaire ( Réglages / Questionnaires ). Vous pouvez cliquer sur les questions pré définies pour ajouter les questions concernant l'adresse. Veuillez lire cet article pour savoir comment configurer les questions adéquatement pour une activité de financement.
