Le rapport Sommaire des Ventes est disponible en DEUX VERSIONS soit en fonction de la date de l'événement (repas ou autre) ou de la date de la transaction (commande ou remboursement), nous suggérons d'utiliser le rapport en fonction de la date de la transaction (valide pour comptabilité) afin de respecter la loi sur la taxe de vente.
Restaurants au Québec: L'implantation du MEV-WEB est obligatoire pour la majorité des établissements qui vendent des repas. Tixigo fourni un appareil TixiMEV qui permet d'enregistrer toutes les transactions payées en ligne avec son application WEB. Cette façon de faire assure que la transaction avec le client sera inscrite au MEV-WEB dans un délai court, généralement de moins d'une minute,. Ce délai peut être plus long si l'appareil TixiMEV est hors fonction pour une raison quelconque, mais dès sa remise en marche, toutes les commandes accumulées seront inscrites dans le MEV-WEB.
Bien que des rapport MEV-WEB soient disponibles, Tixigo recommande fortement d'utiliser ses rapport de ventes pour votre comptabilité. Ceci assure qu'en cas de problème technique particulier avec une ou quelques transactions qui retarde ou empêche l'inscription d'une transaction dans le MEV-WEB, vos données de vente seront exactement ce qui fut traitées par Tixigo. L'information des rapports de vente est aussi plus détaillée.
Tixigo ne supporte pas un mode de fonctionnement où vous n'utilisez pas l'appareil TixiMEV lorsque le MEV-WEB est requis pour vos ventes. Selon la loi, l'inscription d'une transaction dans le MEV-WEB doit se faire au moment de la transaction où le plus proche possible et non pas au moment du repas. Donc saisir une transaction dans une caisse de votre commerce au moment du repas pour une vente faite en ligne avec Tixigo n'est pas légal en général. La remise des taxes est en fonction de la transaction et non pas du repas. Pour cette raison, Tixigo requiert que le TixiMEV soit utilisé.
Des rapports en fonction de la date du repas affichent "Non valide pour comptabilité" afin de rappeler que leur usage ne respecte pas la loi sur la taxe de vente. Tixigo sert à d'autres secteurs alors dans le cas de la restauration au Québec, il est possible que vous utilisiez de tels rapports afin de respecter les écritures dans le MEV, mais sachez que ça ne respecte pas la loi sur les taxes qui exige que la taxe est dûe au moment de la transaction et non pas de la réception du bien.
Le rapport Sommaire des Ventes de Tixigo vous permet de sortir les montants de ventes en ligne par Stripe ainsi que toutes les autres ventes que vous avez perçues au téléphone ou au comptoir en prévente et inscrites avec les autres types de paiements (chèque, comptant, débit, votre terminal de carte, ...). Il faut donc tenir compte de vos besoins en fonction de votre gestion comptable pour correctement configurer le rapport à produire (inclure que les ventes en ligne ou toutes les préventes).
À noter que le type de paiement "Non Payé" n'est pas inclus dans le rapport sauf si vous l'incluez explicitement avec les options offertes. L'idée étant que les Non Payé impliquent un paiement futur à votre caisse alors il est possible d'inclure ces montants pour vous donner une idée des ventes potentielles totales, mais Non Payé n'est pas une prévente, les billets seront payés à votre caisse et non d'avance donc on ne les inclut pas pour produire les taxes.
Attention - Remboursement de commande après le repas
Si vous utilisez le rapport Sommaire des Ventes avec la date du repas, sachez que les remboursements complets ou partiels de commandes seront aussi comptabilisés en fonction de la date du repas. Donc si vous remboursez une commande après la date de son repas et que vous avez déjà utilisé le rapport Sommaire des Ventes pour votre comptabilité, ce remboursement ne sera pas inclus de toute évidence dans le rapport et vous devrez gérer ce cas manuellement pour balancer vos comptes.
Si vous utilisez le Sommaire des Ventes avec la date de la transaction alors vous ne risquez jamais de perdre la trace d'un remboursement si vous sortez des rapports réguliers qui débutent le lendemain de la fin du rapport précédent afin de couvrir tous les jours de l'année.
Attention - Contestation d'un paiement perdue
Si vous perdez une contestation d'un paiement par carte suite à un avis de Stripe, sachez que Tixigo n'aura pas cette information et que vous devez tenir compte de cette perte dans vos livres comptables. Annuler une telle commande dans Tixigo ne fonctionnera pas, car Stripe a déjà annulé la charge. Le mieux est d'utiliser la page MaitreD/Réception et le panier d'épicerie pour avoir le détail des montants avant taxes et les taxes et de faire une écriture comptable pour corriger cette perte.
Gestion des flux monétaires
Les montants déposés par Stripe dans votre compte de banque ne peuvent pas être conciliés avec des commandes précises. Du moins pas sans y passer un temps fou, car Stripe n'utilise pas l'heure de notre région pour gérer les transactions.
La façon de gérer le tout est de mettre ses montants versés au compte de banque dans un compte du grand livre "Avances Stripe" et à une fréquence donnée (semaine, mois ou autre), vous produisez le rapport Sommaire des Ventes de Tixigo pour la période en question et vous aurez le total des revenus (billet et billetterie) et dépenses (Tixigo et Stripe) et vous pourrez transférer des montants du compte "Avances Stripe" vers les autres comptes Ventes, Tizigo, Stripe, TPS, TVQ, ... Sur le long terme, le compte Avance Stripe devrait rester stable sinon il faudrait vérifier ce qui se passe pour trouver la raison du déséquilibre. Ex. le compte Avance Stripe ne fait que grossir graduellement en positif ou négatif alors c'est problématique. Pour les activités saisonnières, si vous avez une pause assez longue après une saison alors votre compte Avances Stripe devrait être à $0 après 2 semaines après la dernière transaction en ligne.
Si le solde n'est pas à $0 alors vous avez possiblement eu des litiges de clients qui ont contesté la charge sur leur carte de crédit et que vous avez perdu. Le montant des transaction perdues n'est pas comptabilisé dans Tixigo ni les frais de $15 par litige perdu.
Autre possibilité, vous avez utilisez le portail de Stripe pour rembourser manuellement un montant de la transaction. C'est la seule façon de faire si vous annuler une commande et vous ne remboursez pas au complet le client (pénalité appliquée) et que c'était l'intention.