Les options d'autoremboursement et d'autodéplacement sont utiles pour libérer le service à la clientèle, mais elles ne sont pas toujours offertes systématiquement aux clients pour diverses raisons. De plus, si vous annulez un ou plusieurs événements, vous devez informer vos clients et possiblement leur offrir de se rembourser eux-mêmes ou de déplacer leur réservation. Le remboursement doit aussi être complet lors d'une annulation d'événement.


En cas d'annulation, vous pouvez aussi directement rembourser tous vos clients en une seule opération et sans leur demander de le faire eux-mêmes. Dans ce cas il faut utiliser le menu "Annuler la journée" du bouton Action bleu foncé de de n'importe quel événement de la journée en question. Cette opération rembourse à 100% tous les clients de la journée. Il n'y a pas encore d'options pour rembourser un seul événement dans une journée ou le reste de la journée par contre.


Tixigo permet d'envoyer une telle offre à vos clients.


Annulez les événements


Dans un premier temps, si vous annulez un ou plusieurs événements, il faut les identifiés comme annulés dans le calendrier afin de ne plus permettre la vente de billets. C'est très important, car ça permet aussi à l'offre de contourner la limite ultime qui permet l'autoremboursement et l'autodéplacement qui est la date et heure de l'événement. En annulant votre événement, vos clients auront jusqu'à 60 jours après l'événement pour décider et effectuer l'opération.


Il est aussi possible d'accéder à ce 60 jours de grâce sans annuler l'événement, mais il faut utiliser un lien sans restriction (voir plus loin). Par contre un tel lien peut avoir d'autres effets non désirés.


Pour annuler un événement, il faut simplement changer l'état de ces événement. Pour un seul événement, il suffit de le modifier et choisir le bon état:



Pour le faire pour plusieurs événements à la fois, il suffit de faire une modification en bloc d'événements:



Envoyer l'offre par courriel


Ensuite, vous envoyez l'offre à vos clients par courriel. Vous pouvez le faire un événement à la fois, à partir d'un événement et pour le reste de la journée ou à partir d'un événement et pour tous les autres à venir dans le calendrier. Ce dernier cas serait typique d'une annulation de saison suite à une catastrophe (feu, inondation, ...) ou une pandémie!


Il faut se positionner sur l'événement qu'on annule ou le premier de la série et avec le menu Action à droite, on choisit l'offre désirée parmis les 3 choix:



Vous devez ensuite composer le courriel qui sera envoyé à vos clients et y inclure les liens (URL) qui leur donneront accès au remboursement et ou au déplacement. Afin de simplifier ce courriel, le contenu du courriel sera initialement une copie du modèle défini dans les réglages de la zone Client Libre-Service. Voici ce que ça donne:




Il faut inscrire l'objet du message et décider si vous offrez le déplacement et ou l'annulation. Le modèle offre les deux, mais vous pouvez le changer. À noter que le texte "déplacer" et "annuler" sont en bleu et sont donc des lien qui vont permettre aux clients de cliquer dessus pour accéder à l'opération.


Vous pouvez changer complètement le message par défaut qui est proposé ou simplement le modifier. 


Le modèle par défaut pour le message vise un cas d'annulation d'un événement et donc permet un déplacement si le total est identique ainsi qu'un remboursement COMPLET. Il est donc important d'annuler votre événement pour donner l'accès au déplacement après l'événement. Le remboursement étant complet, il permet donc un remboursement jusqu'à 60 jours après. Vous pouvez modifier le modèle au besoin, voir la section plus loin.


Vous pourriez aussi envoyer un courriel régulier à vos clients avec le menu Courriel - Aux clients de l'événement. La différence entre envoyer une offre ou un courriel régulier est que l'offre est envoyée pour chaque commande et donne accès aux liens pour déplacer et rembourser, tandis que le courriel régulier est envoyé est envoyé à chaque adresse de courriel unique et ne permet donc pas de cibler chaque commande. La distinction vise surtout le cas d'un client qui aurait plus d'une commande pour le même événement!


Composer son propre message


Il y a des codes spéciaux qui permettent la fusion d'information propre à chaque client: par exemple, {{CLIENT-FN}} permet de remplacer cet espace par le prénom du client (FN pour first name). Ces codes sont accessibles avecle bouton bleu "Champs de Fusion"


Pour ce qui est des liens aux opérations de remboursement et de déplacement, ils sont accessibles par l'icône de lien:



Il y a 2 choix de lien pour le déplacement: 

  • Si total identique

Déplacement permis que si le total de la commande est le même pour le nouvel événement choisi par le client. Les règles l'autodéplacement demeurent les mêmes, donc c'est comme si le client utilisait le lien dans sa commande lorsque que l'autodéplacement est permis.  D'où l'importance d'annuler l'événement, sinon vos clients ne pourront pas déplacer leur réservation après l'événement!


  • Sans condition

Le déplacement est permis même si le total de la commande n'est pas le même. Aucun remboursement ou charge supplémentaire n'est appliqué par Tixigo. Il faut donc informer vos clients de ce fait dans le courriel si vous avez des prix qui varient.


Il y a 2 choix de lien pour le remboursement: 

  • Selon les modalités

C'est comme si le client utilisait le lien dans sa commande lorsque l'autoremboursement est permis.  D'où l'importance d'annuler l'événement, sinon vos clients ne pourront pas se rembourser après l'événement! Par contre, si vous annulez l'événement, le remboursement sera complet pour tous les clients.

  • Complet

Le client peut se rembourser au complet jusqu'à 60 jours après l'événement. Après cette échéance, il doit vous contacter pour obtenir un remboursement.


Il n'y a donc aucune différence entre les deux liens de remboursement lorsque l'événement est annulé.


Modifier le modèle du message de l'offre


Le modèle du message qui est présenté automatiquement est défini dans les réglages de personnalisation dans la section "Client Libre-Service". Vous pouvez changer le modèle, par contre, il y a une façon de faire pour y arriver correctement.


Le texte tel que vu dans l'éditeur du message de courriel ne pas être simplement copié dans le réglage. Les liens pour accéder aux offres ne seraient pas copié correctement. Le truc est de copier le message dans son format HTML et non pas dans sa version visuelle. Pour ce faire, il faut changer le visuel du message pour afficher le contenu HTML. CLiquez sur l'icône trois points verticaux et ensuite sur l'icône < >. Le contenu du message est maintenant en HTML. Sélectionnez-le au complet  avec la souris (ou cliquer dans le texte n'importe où et sur Windows pressez Ctrl-A et Mac Cmd-A) et copier le texte (Ctrl-C sur Windows ou Cmd-C sur Mac ou cliquez le bouton droit de la souris pour accéder le menu contextuel et choisir Copier).


Ensuite allez dans le réglage et coller le contenu. Pensez à faire de même pour la version anglaise au besoin.


Pensez à remettre le visuel du message en mode normal au lieu de HTML en cliquant sur l'icône < > une fois de plus.