Voici un guide pour résumer les diverses options qui se présentent à vous lorsque vous devez annuler tous vos événements.



- Fermer la billetterie


Si la situation l'exige, vous pouvez fermer votre billetterie afin que les gens ne puissent plus acheter. Utilisez le bouton "Fermer Billetterie" dans les réglages de votre activité. Vous pourrez inscrire un titre et un message explicatif que les gens verront s'ils accèdent la billetterie.



- Arrêter l'envoi des courriels de rappel


Afin que les clients ne reçoivent plus les divers courriels de rappels que Tixigo envoie automatiquement, vous devez changer les réglages de votre activité. Dans l'onglet Billetterie puis cliquez sur "Réglages Avancés" puis mettre les valeurs encerclées à 0 et décocher la case puis enregistrez les changements.


Attention - pensez à remettre ces réglages à des valeurs de 48 (fin de réservation) et 24 (rappel) et recochez la case lorsque vos opérations reprennent de nouveau.



- Arrêter l'envoi du sondage de satisfaction


Afin que les clients ne reçoivent plus le sondage, vous devez désactiver le questionnaire de satisfaction. 

Attention - Pensez à le réactiver lorsque vous reprendrez vos activités.



- Envoie d'un courriel de masse à tous vos clients affectés


Afin de communiquer rapidement avec tous vos clients affectés par l'annulation vous pouvez utiliser le menu "Courriel à tous les futurs clients" qui est disponible dans le menu Action de vos événements. Vous devez saisir un message (titre et contenu du message) dans toutes les langues que le dialogue vous présente avec des onglets FR et EN par exemple. Si vous n'avez pas le temps de traduire ou vous savez que tous vos clients comprendront une seule langue, simplement copier le même texte dans l'autre langue. 


Le courriel sera envoyé à tous les clients de l'événement (repas) choisi ainsi que tous les événements qui suivent dans votre calendrier. Vous ne pouvez pas déterminer une période de temps, simplement un point de départ. Seules les commandes non annulées servent à décider les clients qui doivent recevoir le courriel. Un seul courriel sera envoyé même si un client a plusieurs commandes à son nom.


Attention, pour que bouton Envoyer s'active, vous devez remplir tous les champs de tous les onglets et en dernier recours, cliquez ailleurs dans la fenêtre pour que la saisie du texte soit confirmé (cas de collage de texte qui n'active pas le bouton).



- Annuler et rembourser tous les événements d'une journée


Afin d'aider l'annulation en masse d'événements (repas), vous pouvez utiliser le menu "Annuler la journée". Cette opération vous demandera de confirmer votre choix deux fois et lancera une tâche qui va annuler et rembourser au complet toutes les commandes de la journée. Donc peu importe l'événement de la journée que vous sélectionnez, ça touche la journée au complet.


Vous n'avez pas le choix du type de remboursement, c'est automatiquement un remboursement complet. Pour utiliser une autre option, vous devez rembourser les commandes une à une.


Lorsque la tâche sera accomplie, vous recevrez un courriel de confirmation.


Vous pouvez ajouter un message qui s'ajoutera dans la section des messages importants du courriel d'annulation que le client va recevoir afin d'expliquer la raison surtout si le client n'a pas fait la demande d'annulation explicitement. Pour ce faire, changez le réglage suivant dans Réglages puis Personnalisation section Courriel Divers:



Attention - pensez à effacer le message après les annulations pour ne pas qu'une annulation "normale" ultérieure affiche un message non pertinent au client.


- Alternative au remboursement


Nous avons analysé diverses options pour aider ceux qui ne veulent pas ou ne peuvent pas rembourser les clients, mais plutôt leur offrir de reporter leur événement à une autre date ou offrir une note de crédit, mais le développement d'une telle solution n'est vraiment pas simple surtout avec la notion de groupe.


Pour le moment vous pouvez les informer qu'il seront informés plus tard comment faire pour changer leur date, mais ça sera une opération manuelle par échange de courriels ou par téléphone. 


Tixigo va développé un concept de bon d'échange (voucher) au courant de l'été 2020 qui pourrait être une solution à ce problème en envoyant un bon à chaque client afin qu'il puisse l'utiliser pour obtenir les mêmes billets gratuitement lors d'un achat en ligne et possiblement même obtenir un bonus (billet supplémentaire ou autre produit par exemple). Mais si vous décidez de ne pas rembourser, prévoyez le cas où vous devrez gérer manuellement tous les déplacements de réservations à une autre date.


- Ignorer les courriels provenant des clients qui répondent à leur courriel de confirmation


Les gens qui répondent au courriel de confirmation seront possiblement envoyés à votre courriel, d'autres seront simplement non acheminés. Je vous suggère de ne pas répondre directement et d'attendre qu'on vous offre un outil pour envoyer un courriel à tous les gens affectés. Il semble aussi impossible d'utiliser une réponse automatique pour ces courriels à cause du fait qu'ils proviennent de tixigo.net et non de votre propre domaine internet.


- Stripe et fonds pour remboursement


Lorsque vous effectuez beaucoup de remboursements, Stripe pourrait ne pas être en mesure de les effectuer tant que des fonds suffisants ne sont pas dans votre compte Stripe. En temps normal, votre compte Stripe se vide rapidement pour envoyer l'argent dans votre compte bancaire. 


Selon votre institution financière, Stripe pourrait aller chercher des montants directement dans votre compte de banque pour permettre les remboursements. Si votre compte de banque manque de fond et Stripe ne peut pas aller chercher ce qu'il a besoin alors assurez-vous d'ajouter des fonds et contactez Stripe pour voir s'ils vont faire un nouveau transfert ou non auquel cas, suivre ce qui suit.


- Virement manuel de fonds à Stripe


Si votre banque ne permet pas à Stripe d'y prendre de l'argent, vous devrez faire un transfert de fonds (wire) manuellement de votre compte à celui de Stripe et les informer par la suite que ce transfert est fait.


Voici les coordonnées pour virement à Stripe:


Bénéficiaire: Stripe Payments Canada Ltd.
Adresse: 885 West Georgia Street, Vancouver BC, Canada V6C 3E8
Banque: HSBC Bank Canada
Adresse de la banque: 70 York Street, Toronto; Ontario, M5J1S9, Canada
Code SWIFT: HKBCCATT
Numéro du compte de banque: 819686002
Code de routage canadien: 001610002


Vous devez obtenir un reçu de votre banque et l'envoyer à support@stripe.com. Document pdf ou photo du document sont acceptés. Stripe va vous confirmer la réception de l'argent ce qui peut prendre de 24 à 48h. Le solde de votre compte Stripe va s'ajuster en conséquence. Ici on voit le compte de Tixigo à un moment donné qui reflète un moment de la période de remboursement pendant la crise du COVID-19 avec des montants négatifs. On voit que dans notre cas, Stripe débite notre compte de banque pour combler les remboursements des frais Tixigo à nos commerçants.


Sachez que l'envoi d'un courriel à support@stripe.com va exiger une confirmation de votre part que vous avez un compte Stripe. Vous recevrez un courriel de Stripe avec un lien qui vous demandera de vous connecter à Stripe (si pas déjà fait récemment) et vous demandera si vous avez envoyé le courriel en question. Vous pouvez écrire à Stripe plus directement en allant sur support.stripe.com aussi.


Important - comme il y a des frais à payer pour effectuer un transfert bancaire, il serait recommandé d'attendre d'avoir remboursé tous les clients avant de le faire. Vous pourrez obtenir le solde final (négatif) de votre compte Stripe et envoyer ce montant précis une seule fois.