Une catégorie de billets dans Tixigo, définit un type d'item à vendre dans la billetterie. On parle de billet en façon générale pour une billetterie et la notion de catégorie permet de définir ce qui sera ou pourrait être offert dans votre activité. 

Il est important de distinguer le concept de catégorie de billet (item à vendre ou simplement un billet) du billet électronique (qui peut être imprimé aussi). Ce dernier sert au contrôle d'accès à vos événements en utilisant l'application mobile TixiScan. Vous devez décider quelles catégories de billets vont produire un billet électronique.

Une catégorie de billet doit aussi indiquer si on vise à identifier une personne ou un produit. Cette information permet de mieux communiquer avec vos clients sur ce qu'ils ont achetés. Par exemple, si il est possible d'acheter un billet pour l'entrée à votre événement ainsi que d'acheter d'avance un T-Shirt et une bière alors si un client achète un billet d'entrée et un T-Shirt on ne veut pas lui dire qu'il a acheté 2 billets ce qui pourrait être mal interprété. On parlera alors d'une personne et un produit. Le produit pourra produire un billet électronique ce qui vous permettra de facilement scanner un code et donner le produit.

Le prix de vos billets ne fait pas partie de la définition d'une catégorie de billet. Tixigo est beaucoup plus flexible en ce sens, car il vous permet de moduler le prix de vos billets ainsi que les catégories offertes d'un événement à l'autre de votre activité. C'est la liste de prix qui permet de faire un choix de catégories à offrir et leur prix et on assigne la liste de prix à un ou plusieurs événements.

La page de Catégories de billets (Menu Réglages et Catégories de billets) vous permet de créer des catégories de billets, de les modifier, d'en faire des copies et de les détruire. La page présente un visuel des catégories avec le nom de la catégorie et un résumé de certaines informations pertinentes situé entre [ ]. Pour visualiser toutes les informations d'une catégorie, il faut utiliser le crayon.

Page des catégories

Au niveau de la gestion des catégories, on distingue les catégories, les forfaits et les groupes de catégories.

Pages des catégories suite

Catégorie

Les catégories sont les différents types de billets offerts. Un exemple de catégorie de personnes est Adulte, Enfant ou Admission Générale. 

Exemple d'une catégorie qui représente une personne

Nom: Le nom de la catégorie. Vous pouvez adapter le nom selon l'endroit où il sera affiché par Tixigo dans la section "Autres Noms". Vous devez saisir le nom dans toutes les langues supportées par votre activité.

Description:  Une description de votre catégorie pour donner plus de détail au client. Elle est facultative et sera inscrite en plus petit et sous le nom dans la billetterie.

Code pour sommaire: Ce code fait d’une à 4 lettres vous permet de rapidement identifier dans la page Réception/MaîtreD quels genres de billets ont été vendus que ce soit des personnes ou des produits. Dans l’exemple ci-haut la catégorie est Adulte donc le code ‘’A’’ en lettre majuscule permet de rapidement savoir qu’un billet vendu est un adulte. Des catégories peuvent contenir le même code afin de regrouper plusieurs catégories de billets en un seul sommaire.

Type d’item: ‘’Personne’’ ou ‘’Produit’’, permet d'identifier correctement si un billet représente une personne (un accès pour) ou un produit. Ça sert principalement à mieux communiquer avec le client. À noter que TixiScan permet de scanner un seul billet de type personne pour accepter toutes les personnes sans devoir scanner tous les billets. Cette option n'est pas disponible pour les produits. Un produit ne peut pas non plus compter pour une place de l'inventaire.

Non Compté: Cette case, une fois cochée, signifie que les billets vendus ne comptent pas pour une place dans l'inventaire des places disponibles (capacité) de l’emplacement d'un événement. Par exemple un bébé pourrait ne pas être compté, car il n’occupe pas un siège et est sous la surveillance des parents, mais vous pourriez vouloir être informé de ce fait, car ça pourrait être pertinent pour votre gestion interne. S'applique qu'aux Personnes. Normalement, une catégorie Personne devrait compter pour une place dans l'inventaire (capacité).

Commerçant: Cette option, si cochée, signifie que cette catégorie est disponible et visible seulement par le commerçant. La Catégorie ne sera pas publique et donc pas disponible sur la billetterie en ligne pour vos clients. En étant connecté au portail, l'utilisation de la billetterie vous donnera accès à toutes les catégories.

Désactivé: Cette option rend la catégorie de billet inactive donc non disponible pour une nouvelle liste de prix. N'affecte pas les listes de prix qui utilisent déjà cette catégorie. À utiliser si vous ne pouvez pas détruire la catégorie parce ce que Tixigo vous en empêche.

Billet électronique: Vous décidez si une catégorie de billet produit ou non un billet électronique. Que ça soit pour une Personne ou un Produit, cette option permet de mieux contrôler l'utilisation de billet électronique. Sachez que si vous n'utilisez pas le billet électronique, vous pouvez le faire globalement pour votre activité dans ses réglages (Personnalisation et Billet électronique). 

Par contre, Tixigo recommande de toujours choisir l'option pertinente de produire ou non un billet au niveau de la catégorie pour le jour ou vous décideriez d'utiliser le billet électronique. Il sera facile d'activer l'option globale et toutes les commandes existantes auront leurs billets disponibles. Si une catégorie ne produit pas de billet électronique et que vous changez d'idée plus tard, les commandes existantes n'auront pas de billets pour cette catégorie, que les nouvelles commandes.

Permis pour les groupes: Cette option indique si la catégorie est disponible ou non pour un organisateur de groupe ou un membre. L'objectif est de cacher certaines catégories qui ne seraient pas pertinentes à offrir pour un groupe tel un forfait pour offrir un prix de groupe.

Nombre minimum et maximum de billets: Permets de limiter la vente de billets de cette catégorie. Indiquer un minimum ne force pas le client à acheter ce minimum, car ne pas acheter une catégorie de billet est toujours permis. Mais si on choisit d'en acheter, on doit respecter le minimum et maximum indiqué. 

Début et Fin de mise en vente: Permets de faire apparaître ou disparaître des catégories dans le temps. On peut indiquer une date et heure précise ou relativement à un événement ce qui est plus générique si vous avez des événements répétitifs. Un scénario typique serait une catégorie Prévente qui aurait une date de fin X et une autre catégorie Régulier qui aurait une date de début identique à la date de fin de Prévente. À cette date précise, la billetterie offrira Régulier et avant cette date Prévente. Ces deux catégories doivent être dans la liste de prix assignée à un événement.

Étiquettes: Permettent d'identifier une catégorie en particulier dans le système pour y appliquer, par exemple, des promotions. C'est une option avancée qui en général reste vide.

Info événement pour billet: Pour chaque catégorie, la section Info événement pour billet vous permet de changer les valeurs par défaut assignées aux billets tel que défini dans les réglages de l'activité ou de l'événement si vous êtes en mode multi-événements. Utile si le billet est pour une date ou un endroit précis pendant un événement ou pour simplement changer le message à afficher sur le billet.

Forfait

Le Forfait a pour but de combiner des catégories afin de vendre à un prix fixe plusieurs autres catégories de personnes ou produits en un seul choix. On parlera de sous-catégories lorsqu'elles font partie d'un forfait. 

Un forfait doit comprendre au miminum une sous-catégorie et normalement elle devrait être obligatoire ce qui implique que l'achat d'un forfait force l'inclusion de sa ou ses sous-catégories obligatoires. Ces dernières donnent le détail du forfait en termes de billets requis ou inclus dans le forfait. Dans la billetterie, les sous-catégories obligatoires ont une quantité de billets fixe qui ne change que si on change le nombre de forfaits qu'on choisit. Sachez que les sous-catégories peuvent être visibles ou non pour le client, mais elles sont requises pour détailler la composition du forfait. Même invisibles, les sous-catégories peuvent produire un billet électronique pour gérer l'accès. 

Afin de réduire la complexité des forfaits, la catégorie Forfait ne peut pas produire un billet électronique. Le billet électronique vise une personne ou un produit, tandis qu'un forfait en vise plusieurs à la fois. Le forfait n'a donc pas de sélection pour identifier si c'est un type Personne ou Produit, encore une fois ce sont les sous-catégories qui font ce travail.

Vous pouvez aussi inclure des sous-catégories non obligatoires dans un forfait. Ces dernières se comportent exactement comme une catégorie régulière, mais elles sont disponibles que si on choisit au moins un forfait lors de l'achat. D'ailleurs, vous pouvez limiter le nombre de billets permis en utilisant le Min et Max billets de la catégorie. Sachez que le Max sera multiplié par le nombre de forfaits choisi.

Voici quelques exemples de forfaits:

Un forfait famille qui inclut deux adultes et deux enfants avec une possibilité pour des enfants additionnels au même prix que les enfants inclus dans le forfait (prix réduit).

Exemple d'un forfait Famille

Un forfait pour offrir un prix réduit pour tout achat de 10 billets et plus. Ce forfait n'a rien avoir avec le concept de groupe de Tixigo qui permet le partage du paiement. Ici on veut qu'une personne puisse acheter 10 billets ou plus et obtenir un meilleur prix. Sachez qu'il est possible d'offrir, à l'acheteur d'un tel forfait, une billetterie de groupe automatiquement suite à l'achat de son forfait ce qui lui permettra d'ajouter des personnes supplémentaires au prix réduit. Contactez-nous pour utiliser cette fonction.

Exemple d'un forfait pour prix de groupe

Un forfait pour offrir des tables entières pour votre événement. Une table permet 8 personnes et on veut charger $800 pour une table. Le forfait va produire 8 billets électroniques afin que les personnes puissent entrer et surtout l'achat d'un tel forfait va enlever 8 places de l'inventaire.

Exemple d'un forfait pour Table Entière

Sachez que vous pouvez assigner un prix au forfait ou à ces sous-catégories obligatoires et même aux deux, mais ça ne ferait pas grand sens. Pour assigner un prix par billet aux catégories obligatoires d'un forfait dans une liste de prix, il faut assigner un prix de 0 au forfait ce qui activera le forfait dans la liste de prix et ensuite assigner un prix aux catégories obligatoires. Un prix de 0 n'affichera pas 0 dans la billetterie si les sous-catégories obligatoires ont un prix, ça n’affichera rien du tout. Par contre si vous offrez un forfait gratuitement, il faut bien entendu mettre 0 comme prix au forfait ainsi qu'aux sous-catégories obligatoires. Dans ce cas, la billetterie affichera comme prix au forfait le texte prévu lorsqu'un item est gratuit, soit Gratuit ou tout autre texte choisi dans les réglages tel que $0.

Comment bâtir un forfait

Afin d’ajouter un forfait, cliquez sur le bouton (+) soit en haut à droite ou dans un groupe existant.

Une fenêtre de création de groupe apparaît comme suit:

Les espaces à remplir pour Nom, Description ainsi que les options de réglages tel que Commerçant, Désactivé, Permis pour les groupes, Minimum et Maximum de billets, Début et Fin de la mise en vente ainsi qu’Étiquettes dans la fenêtre de création de forfait ont les mêmes caractéristiques tel que décrit plus haut dans Catégories.

Une fois les informations du forfait ajoutées, il y a automatiquement une première sous-catégorie vide créée dans le forfait en question.

Modifier une catégorie: Afin de compléter un forfait, il est nécessaire de modifier la première nouvelle sous-catégorie, et d’en ajouter selon vos besoins, en cliquant sur l’icône de crayon à la droite ainsi faisant apparaître la fenêtre qui suit.

Tous les espaces à remplir ainsi que les cases de contrôle commençant de Nom jusqu’à Désactivé sont pareils tel que décrit dans la section Catégories plus haut dans cet article. Les différences sont les options Obligatoire et Visible. Lorsque Obligatoire est choisi, les espaces de nombre minimum et maximum de billets disparaissent laissant place à la case Visible.

Obligatoire: Cette option oblige l’achat d’un certain nombre de billets de cette catégorie lorsque le forfait est choisi car, ça constitue le forfait. (Exemple deux adultes et deux enfants dans le forfait famille.)

À noter: Si on choisi plus de 1 forfait dans la billetterie, le maximum de billets des sous-cat non obligatoires est multiplié par le nombre de forfaits par contre le minimum demeure le même. Utilisant le même exemple, choisir deux forfaits famille implique qu’il y a un minimum de 1 enfant additionnel et un maximum de trente enfants additionnels. Ça fait des grandes familles!

Visible: Permet, lorsque sélectionné, au consommateur de voir les informations telles que le nom et la description de la sous-catégorie dans le forfait sélectionné. Dans le cas contraire, seulement les informations du forfait tel que le nom et sa description seront visibles dans la billetterie publique. (Exemple du forfait de table entière affiché plus haut où la sous-catégorie Participants n’est pas visible.)

Groupe de catégories

Tixigo vous permet de grouper des catégories afin de bien les identifier avec un titre. Le groupe permet aussi de réduire l'espace requis pour l'affichage dans la billetterie lorsque vous avez beaucoup de catégories offertes. Le groupe n'est pas vraiment une catégorie de billets, on ne peut pas lui assigner de prix. C'est uniquement un outil pour présenter vos catégories dans la billetterie.

Sachez que si vous utilisez les groupes, vous ne pouvez avoir des catégories hors groupe qu'au début de la liste avant le premier groupe. Dès qu'un groupe existe, tout ce qui se trouve sous lui dans la liste fait parti du groupe et ce jusqu'au prochain groupe.

Couleur de fond: corresponds au fond du rectangle qui définit le groupe. En cliquant sur la couleur une petite fenêtre apparaît vous offrant un vaste choix de couleurs ainsi que la possibilité de copier le code de couleur informatisée uniforme.

Couleur du texte: corresponds à la couleur du texte à afficher sur la couleur de fond.

Mode d'affichage: vous offre trois façons de présenter un groupe et son contenu.

Manuel - ouvert: Cela signifie qu’à l’arrivée de la page de choix de catégories de billets votre client va voir les catégories comprises dans le groupe immédiatement avec le choix de fermer le groupe afin de réduire l’espace pris sur la page de choix de billets en cliquant sur la flèche à gauche du rectangle du groupe. Quand c’est fermé, la flèche de gauche sera pointée vers le bas.

Manuel - fermé: Similaire à Manuel - ouvert, sauf qu'initialement le groupe est fermé et le client doit l'ouvrir pour en voir le contenu.

Toujours ouvert: ne permets pas d'ouvrir ou fermer un groupe groupe et donc prend toujours la place pour en afficher ses catégories.

Les Titres: permettent d'afficher jusqu'à 3 textes dans la zone du groupe. Il est fortement suggéré de ne pas utiliser les 3 à la fois, car sur mobile l'espace est restreint. Par exemple un groupe pourrait servir pour les offres de billets VIP et le titre à gauche pourrait être Zone VIP et à droite le texte $100 à $200.

Impacts des modifications des catégories

Tixigo vous permet de changer les catégories en tout temps. Par contre, il est important de comprendre les implications de tels changements sur les commandes existantes et celles à venir.

Une commande garde une copie de l'information essentielle sur les catégories de billets qui sont achetées ce qui permet de modifier les catégories par la suite avec peu d'impacts sur les commandes déjà faites. Voici les considérations à tenir compte, tous autres changements n'a pas d'impacts comme tel:

• Changement du code sommaire - Aucun impact pour le client, vous pouvez les changez en tout temps afin d'afficher les sommaires correctement pour vos besoins dans le portail. 
• Changement du type d'item - Le type d'item n'est pas conservé avec la commande, donc le changer affectera toutes les commandes passées ayant cette catégorie. L'impact est limité, ça va changer le sommaire des billets pour le portail et pour le client, ça changera que la façon de présenter l'information ce qui compose la commande et uniquement sur les documents dynamiques (par lien URL). Sans impacts négatifs.
• Changement du Non Compté - Ce champ est conservé avec la commande, car il a un impact sur l'inventaire. L'impact se ferait sentir lors d'une annulation ou remboursement de billets. Les commandes existantes ne sont donc pas affectées et il n'y a aucun impact négatif. Si une catégorie est Non Comptée et qu'elle devient comptée, sachez que les commandes existantes n'auront pas réduit l'inventaire pour les billets de cette catégorie ce qui pourrait être problématique, mais hors de contrôle pour Tixigo.
• Changement pour Billet Électronique - L'information est conservée avec la commande, car on ne peut pas changer dynamiquement le nombre de billets électroniques d'une commande qui existe. L'impact sera que les commandes existantes auront soit des billets inutiles, soit qu'elles n'auront pas de billets pour la catégorie qu'on change. Il n'y pas de façon de corriger ça et donc pour cette raison on recommande de bien vous assurer que la production de billets électroniques soit bien configurée dès le départ. En cas de problème, vous pouvez contacter Tixigo pour évaluer comment palier à une erreur qui serait critique pour vous.
• Passer de catégorie à sous-categorie - vous pouvez déplacer une catégorie pour joindre ou quitter un forfait ou joindre un autre forfait. Il n'y a pas d'impact comme tel, car les commandes existantes ne seront pas affectées.

Sachez que faire des changements dans les catégories, listes de prix et codes promo pendant que la billetterie est ouverte et accessible par vos clients pourrait causer un échec de transaction. La billetterie obtient l'information au début du processus et lors de la transaction finale, le serveur Tixigo valide que l'information demeure pertinente avec la configuration réelle, et ce afin de prévenir certaines fraudes. Si un changement survient pendant l'utilisation de la billetterie, le serveur pourrait détecter que la transaction ne correspond pas avec la nouvelle configuration et la rejeter. Il est donc fortement suggérée de fermer la billetterie, attendre 15 minutes, faire vos changements et l'ouvrir par la suite pur éviter une telle situation pour vos clients.

Sommaire des Billets

Le "Code pour Sommaire" sert à afficher le sommaire d'une commande ou d'un groupe dans la page Réception/MaitreD. 

La colonne Sommaire Billets indique le total des billets de type personne suivi après le = de la liste des codes de catégorie et du nombre de billets de chacune.

Un total de style A/B indique qu'il y a A billets de personne qui comptent pour une place et B qui ne comptent pas.

Le nombre entre ( ) est le nombre de places fermes réservées sans billet émis si cette option est disponible. Le total de billets inclut ce nombre, car il réduit l'inventaire de billets.

Finalement tous les items de type Produit sont identifiés dans la zone entre crochets [ ] s'il y a.

Dans le groupe Les amis de Gilles, le sommaire des billets du groupe en entier est 8/1=A5,E3,H1. Cela signifie qu’il y a 8 billets pour personnes qui comptent plus un billet pour une personne qui n’est pas compté (un Enfant moins de deux ans qu'on veut tenir compte dans ce cas). 

‘’A’’ est le code sommaire pour catégorie Adulte, ‘’E’’ est pour enfant 11 ans et - et ‘’H’’ est le code pour la catégorie Enfant 2 ans et - .

La vue sommaire de chacune des commandes individuelles est possible en cliquant sur le dossier vis à vis le nom du groupe.

Le code sommaire qui se trouve entre [ ] sont les billets de type produits avec leur code ‘’T’’ pour Tourtière Décadente, ‘’C’’ pour tour de Carriole et ‘’S’’ pour canne de Sirop d’érable.

• Gilles est l'organisateur responsable, et créateur du groupe, il a payé pour un billet Adulte.

• Jean s’est joint au groupe et ils sont deux Adultes et trois Enfants de 11 ans et - . Il a commandé une Tourtière Décadente et trois tours de Carriole pour ses enfants.

• Jeanne a réservé pour deux adultes et un Enfant moins de 2 ans. Elle s’est procurée une Tourtière Décadente avec deux Cannes de Sirop comme produits.