Les options d'autoremboursement et d'autodéplacement que vous pouvez activer pour vos clients sont utiles pour libérer le service à la clientèle, mais elles ne sont pas toujours offertes systématiquement aux clients pour diverses raisons. De plus, si vous annulez un ou plusieurs événements, vous devez informer vos clients et possiblement leur offrir de se rembourser eux-mêmes ou de déplacer leur réservation. Le remboursement doit aussi être complet lors d'une annulation d'événement.
En cas d'annulation, vous pouvez aussi directement rembourser tous vos clients en une seule opération et sans leur demander de le faire eux-mêmes. Dans ce cas il faut utiliser le menu "Rembourser la journée" du bouton Action bleu foncé de de n'importe quel événement de la journée en question. Cette opération rembourse à 100% tous les clients de la journée. Il n'y a pas encore d'options pour rembourser un seul événement dans une journée ou le reste de la journée par contre.
Tixigo permet d'envoyer une telle offre à vos clients par courriel.
Annulez les événements
Dans un premier temps, si vous annulez un ou plusieurs événements, il faut les identifiés comme annulés dans le calendrier afin de ne plus permettre la vente de billets. C'est très important, car ça permet aussi à l'offre de contourner la limite ultime qui permet l'autoremboursement et l'autodéplacement qui est la date et heure de l'événement. En annulant votre événement, vos clients auront jusqu'à 60 jours après l'événement pour décider et effectuer l'opération.
Il est aussi possible d'accéder à ce 60 jours de grâce sans annuler l'événement, mais il faut utiliser un lien sans restriction (voir plus loin). Par contre un tel lien peut avoir d'autres effets non désirés.
Pour annuler un événement, il faut simplement changer l'état de ces événement. Pour un seul événement, il suffit de le modifier et choisir le bon état:
Pour le faire pour plusieurs événements à la fois, il suffit de faire une modification en bloc d'événements:
Envoyer l'offre par courriel
Ensuite, vous envoyez l'offre à vos clients par courriel. Il faut simplement utiliser la fonction pour envoyer un courriel aux clients d'événements et de composer le message approprié.
Vous pouvez le faire un événement à la fois, à partir d'un événement et pour le reste de la journée ou à partir d'un événement et pour tous les autres à venir dans le calendrier. Ce dernier cas serait typique d'une annulation de saison suite à une catastrophe (feu, inondation, ...) ou une pandémie!
Il faut se positionner sur l'événement qu'on annule ou le premier de la série et avec le menu Action à droite, on choisit l'offre désirée parmis les 3 choix:
Vous devez ensuite composer le courriel qui sera envoyé à vos clients et y inclure les liens (URL) qui leur donneront accès au remboursement et ou au déplacement. Afin de simplifier ce courriel, un modèle de courriel est prédéfini et vous permet de rapidement initialiser le message. Utilisez le modèle "Offre rembourser ou déplacer".
Ce qui va modifier le message dans toutes les langues selon les valeurs de ce modèle.
Vous pouvez changer le texte du modèle afin de répondre à vos besoins dans Réglages->Personnalisation sous le groupe "Courriel - Divers". Vous pouvez aussi simplement changer le texte copié du modèle dans l'outil d'édition de courriel pour adapter le message à une situation particulière.
À noter que le texte "déplacer" et "annuler" sont en bleu et sont donc des liens qui vont permettre aux clients de cliquer dessus pour accéder à l'opération.
Vous pouvez changer complètement le message par défaut qui est proposé ou simplement le modifier.
Le modèle par défaut pour le message vise un cas d'annulation d'un événement.
Il permet un déplacement à une autre date seulement si le total de la commande ne change pas pour le nouvel événement choisi (ex. prix différent la semaine et la fin de semaine). Par contre, le changement de date n'est pas permis après l'événement d'où l'miportance d'annuler l'événement pour obtenir le 60 jours de grâce.
Il permet aussi un remboursement COMPLET et sans restriction donc sans tenir compte des modalités de remboursement normales ce qui permet aussi d'obtenir un 60 jours de grâce.
Vous pouvez changer le modèle pour ajuster les liens URL selon vos besoins.