En mode manuel, vous devez produire un reçu MEV pour chaque groupe qui a prépayé. Un seul reçu par groupe est valable et réduit grandement la gestion.
Premièrement, votre caisse doit disposer d’un bouton pour enregistrer les préventes afin de produire un reçu MEV. Il s’agit d’un bouton pour identifier le type de paiement. Votre caisse possède déjà probablement un bouton comptant, Crédit, Débit … Vous devez en ajouter un pour « Préventes » ou Stripe ou Tixigo ou autre, peu importe son nom, mais il doit vous permettre de séparer les entrées de préventes de celles pour ventes régulières. Avec cette distinction, votre comptable pourra balancer les taxes que Tixigo vous indique dans son rapport Sommaire des Ventes de celles enregistrées avec le bouton « Préventes » de votre caisse.
Tout ce qui est répertorié au niveau des Préventes dans votre caisse ne sert qu’à produire un reçu MEV et non à la remise des taxes. C’est le rapport de Sommaire des Ventes de Tixigo qui sert à la remise des taxes de toutes les préventes (Stripe et autres types de prépaiement que vous offrez). C'est la notion de prévente qui est importante ici et pas juste celles faites avec Stripe bien que pour la majorité d'entre vous, Stripe sera le seul ou principal type de prépaiement.
Il est important aussi de réaliser que le frais de billetterie est un revenu taxable que vous percevez de vos clients et correspond normalement à un frais équivalent retenu par Tixigo pour son service (une dépense). Ainsi, le reçu que le client reçoit de Tixigo pour sa transaction inclut le frais de billetterie et les taxes et le pourboire s'il est inclus, mais le reçu MEV que vous remettrez à ce client ne contiendra que les frais de repas, les frais de billetterie ou non selon votre préférence, car ils ne sont pas un assujetti au MEV, le pourboire obligatoire, car taxable. Votre caisse calculera les taxes sur le total, mais Tixigo calcule les taxes billet par billet ce qui fait que le total de la facture ne balancera pas aux sous près à cause des arrondissements. Il est aussi possible que vous faisiez des erreurs dans la production des reçus MEV des préventes (oublie de produire, production en double, simple erreur dans la saisie des montants ou des clients qui ne se présentent pas, mais ont prépayé).
D'où l'importance d'utiliser le rapport Sommaire des Ventes de Tixigo pour une période donnée et la joindre au sommaire des ventes de votre/vos caisses pour la même période, mais en excluant toutes les ventes assignées au bouton de prépaiement, car les montants ne sont pas pour la comptabilité, mais assez précis pour le MEV et la vérification. Il faut se rappeler des objectifs du MEV qui sont d'éliminer les fraudes et de comparer les rapports du MEV avec l'industrie pour détecter des anomalies qui pourraient déclencher une vérification. Les rapports du MEV ne servent pas à balancer avec vos déclarations de taxes (mensuelles, trimestrielles ou annuelles).
C’est pour ces raisons que la gestion des préventes dans le MEV n’a pour but que de produire un reçu MEV officiel pour le client et les inspecteurs et ne sert pas à la remise des taxes. D’où l’importance d’utiliser le rapport de Tixigo pour la remise des taxes et non pas ce que votre caisse calcule. Votre caisse continue de gérer la remise des taxes pour tout ce qui n’est PAS traité comme une prévente par contre.
Produire les reçus MEV
Le terme groupe fait référence à un groupe au sens de partage de paiement, mais aussi à une commande individuelle hors groupe qui dans le fond est un groupe de gens dont une seule personne a payé pour tous.
L'information pour saisir les montants dans votre caisse lors de la réception des gens se fait à partir de la page MaitreD/Réception. À droite de chaque groupe, se trouve un panier d'épicerie qui affiche le total des diverses catégories de billets achetées dans le groupe et le prix avant tous frais inclus (taxes et pourboire le cas échéant - si vos prix incluent les taxes, la distinction est importante). Vous n'avez qu'à inscrire la quantité de billets et le montant unitaire dans votre caisse et selon votre préférence, inscrire les frais de billetterie (eux aussi avant taxes le cas échéant). Si le pourboire est taxable, il faudrait aussi l'inclure. Votre caisse calculera les taxes, mais elles ne balanceront pas exactement avec celles calculées par Tixigo (il calcule par billet et non pas sur le total, donc il y aura quelques sous de différence).
L'avantage de tout saisir dans la caisse est de vérifier si le total de la caisse balance à quelques sous près avec le total affiché. Ça pourrait réduire les erreurs de saisie...
Une fois le reçu imprimé, vous devez cocher le commutateur du reçu pour savoir qu'il a été produit et ne pas le reproduire à nouveau.
Si vous voulez produire un reçu par achat et non pas un par groupe alors il faut ouvrir un groupe avec l'icône gris dossier à gauche complètement. Vous y verrez toutes les commandes des membres du groupe et chacun aura son commutateur de reçu et le panier. À noter que le commutateur de reçu de l'organisateur (première commande sous un groupe si pas annulée) sert de commutateur du groupe en entier. Il est donc préférable de produire les reçus des autres commandes et de terminer avec celle de l'organisateur ce qui indiquera que le groupe est complètement fait lors que vous cacherez le détail du groupe. Si jamais la commande de l'organisateur est annulée, la première commande du groupe n'est plus nécessairement celle de l'organisateur et elle ne sera pas affichée. Dans ce cas, utilisez le commutateur du groupe pour marquer que toutes les commandes du groupe ont été produites. On recommande de produire un seul reçu par groupe pour accélérer l'entrée des gens et vos opérations.
Note: Si vous avez un TixiMEV d'enregistré à votre compte commerçant, le mode manuel de gestion des reçus demeure disponible, mais il sera impossible d'accéder les reçus par membre d'un groupe. Contactez-nous si vous voulez retirer les TixiMEV enregistrés à votre compte et retrouver l'accès aux reçus détaillés par membre d'un groupe.